Kebijakan privasi

Siapa kami

Tokona (tokona.id dan aplikasi Android Tokona) adalah aplikasi kasir dan pengelolaan konter, dijalankan oleh PT. JASA BIKIN APP. Dalam kebijakan ini, “kami” berarti Tokona, dan “kamu” berarti pemilik konter, karyawan, atau pengunjung situs.

Untuk data akun dan langganan, kami yang menentukan cara pengelolaannya. Untuk data pelanggan yang dicatat konter (misalnya nomor tujuan pulsa atau nama di bon), pemilik konter yang menentukan; kami mengolahnya atas nama konter tersebut agar aplikasinya bisa bekerja.

Data yang kami kumpulkan

Akun

• Pemilik dan karyawan: nama, email, nomor HP/WhatsApp, peran, dan izin menu.
• Kata sandi disimpan sebagai hash (hasil acakan satu arah), jadi tim kami pun tidak bisa membacanya.

Konter

• Nama, alamat, nomor telepon, logo, provinsi, jam buka, pengaturan struk, dan cabang.
• Titik lokasi konter dan radius absensi, bila pemilik menyalakan absensi berbukti.

Catatan usaha

• Transaksi, produk dan harga, stok, saldo aplikasi dan kas, rekening yang dicatat pemilik, pengeluaran, serah terima shift, kasbon, serta hutang piutang.
• Data pelanggan yang diketik di kasir: nomor tujuan pulsa atau ID pelanggan, nama dan nomor di bon atau servis HP, serta keterangan unit servis.

Absensi karyawan

• Selfie dan titik GPS diambil hanya saat karyawan menekan absen masuk atau pulang, untuk memastikan absen dilakukan di konter. Jaraknya ke konter dihitung dan dicatat. Kami tidak melacak lokasi di luar momen itu.
• Selfie hanya bisa dibuka oleh karyawan itu sendiri dan akun konter yang diberi izin Absensi.

Unggahan

• Logo konter, bukti transfer langganan atau kredit AI, foto daftar harga untuk diimpor, dan lampiran tiket bantuan.

Pengunjung situs

• Chat bantuan dan tiket: nama, nomor WhatsApp, dan isi pesan yang kamu kirim.
• Formulir mitra wilayah: nama, nomor WhatsApp, email (opsional), provinsi, kota, pengalaman, dan alasan singkat.
• Cookie: cookie wajib (masuk, kode ajakan, sumber kunjungan, dan pilihan cookie) selalu dipakai. Cookie analitik dan cookie pemasaran pihak ketiga hanya dipasang bila kamu mengizinkannya. Rinciannya ada di bagian Cookie & pelacakan iklan.
• Hitungan kunjungan halaman depan: hari, sumber, kampanye, dan nama materi iklan dari tautan (UTM), tanpa alamat IP dan tanpa cookie, untuk mengetahui iklan mana yang mendatangkan pengunjung.
• Catatan teknis server (alamat IP, waktu, halaman yang diminta) untuk keamanan dan mencari penyebab galat.

Kami tidak menyimpan nomor kartu kredit atau PIN rekening. Pembayaran langganan memakai transfer dengan bukti yang kamu unggah.

Untuk apa data dipakai

• Menjalankan fitur yang kamu pakai: kasir, laporan, absensi, kas, servis, toko online, dan notifikasi.
• Menjaga akun: mengunci sementara setelah salah kata sandi berulang dan mengirim tautan atur ulang kata sandi.
• Memproses langganan dan memeriksa bukti transfer.
• Menjawab pertanyaan dan tiket bantuan.
• Memperbaiki layanan dari pola pemakaian secara keseluruhan. Data tidak dijual kepada siapa pun.
• Mengukur iklan Tokona di Meta dan TikTok, dan memahami kunjungan lewat Google Analytics, hanya bila kamu mengizinkannya (lihat Cookie & pelacakan iklan). Isi transaksi, stok, kas, dan data pelanggan konter tidak pernah dipakai untuk iklan.

Cookie & pelacakan iklan

Saat pertama membuka situs Tokona, kamu memilih kelompok cookie yang boleh dipakai. Tanpa pilihan, hanya cookie wajib yang aktif. Pilihan disimpan 180 hari dan bisa diubah kapan saja lewat “Pengaturan cookie” di kaki halaman.

Wajib (selalu aktif)

• kp_sesi: menjaga kamu tetap masuk, sampai 30 hari. Tidak bisa dibaca skrip halaman.
• kp_ref dan kp_utm: kode ajakan dan sumber kunjungan (UTM) dari tautan yang kamu buka, 30 hari, untuk mencatat dari mana pendaftaran berasal dan menghitung komisi tim penjualan. Yang dihitung adalah tautan terakhir yang kamu buka.
• tk_consent: pilihan cookie-mu, 180 hari.
• Penanda kunjungan di penyimpanan sesi peramban (bukan cookie), supaya satu kunjungan hanya dihitung sekali.

Analitik (dengan izinmu)

• Google Analytics (_ga, _ga_…): halaman yang dibuka, asal kunjungan, dan jenis perangkat, untuk memperbaiki situs. Umur cookie ditentukan Google.

Pemasaran (dengan izinmu)

• Meta Pixel (_fbp, _fbc) dan TikTok Pixel (_ttp, serta ttclid dari iklan TikTok yang kami simpan 7 hari): mencatat kunjungan, klik tombol daftar, pendaftaran berhasil, formulir mitra, dan klik WhatsApp, untuk mengukur iklan kami. Umur cookie piksel ditentukan penyedianya.
• Kabar dari server kami. Bila kamu mengizinkan cookie pemasaran lalu mendaftar, server kami memberi tahu Meta dan TikTok tiga kejadian: pendaftaran, transaksi pertama (tanpa isi dan nominal transaksinya), dan pembayaran langganan yang disetujui (dengan nilai pembayaran dan nama paketnya). Yang ikut: email dan nomor HP pemilik dalam bentuk acakan SHA-256 (hash, bukan aslinya), kode acak konter, jenis usaha (konter atau toko), alamat IP dan jenis peramban saat mendaftar, serta cookie piksel di atas. Ini dipakai Meta dan TikTok untuk mencocokkan kejadian dengan iklan yang kamu lihat.

Mengubah atau mencabut izin

• Buka “Pengaturan cookie” di kaki halaman. Begitu izin dicabut, pelacak berhenti dan cookie-nya di situs kami dihapus, tanpa perlu memuat ulang halaman. Menolak tidak mengurangi fitur apa pun.
• Untuk menghentikan kabar dari server bagi kontermu yang sudah terdaftar, kirim email ke [email protected]. Kejadian yang sudah terkirim disimpan oleh Meta atau TikTok menurut kebijakan mereka.

Asisten AI

Asisten AI adalah fitur pilihan. Begini cara kerjanya:

• Mati sampai disetujui. Asisten AI hanya aktif di konter yang diizinkan, dan baru bisa dipakai setelah pemilik membaca dan menyetujui layar persetujuan. Pemilik bisa mencabutnya kapan saja dari layar Asisten; riwayat percakapan ikut terhapus.
• Hanya data yang perlu. Saat kamu bertanya, pertanyaanmu dan ringkasan data yang relevan untuk pertanyaan itu (misalnya angka penjualan, laba, stok, atau bon) dikirim ke penyedia model AI yang kami pakai: DeepSeek atau Google Gemini. Server penyedia tersebut bisa berada di luar Indonesia.
• Kontak disamarkan. Nomor HP pelanggan hanya dikirim 4 digit terakhirnya. Email dan kata sandi tidak pernah dikirim.
• AI tidak bisa mengubah data. Asisten hanya bisa membaca. Usulan yang menyimpan sesuatu (misalnya mencatat penjualan atau mengubah harga) selalu menunggu kamu menekan tombol konfirmasi.
• Tidak untuk melatih model. Kebijakan kami adalah memakai layanan berbayar penyedia, bukan layanan gratis yang memakai data pengguna untuk melatih model. Kami tidak menjual data ke penyedia AI atau pihak lain.
• Riwayat singkat. Percakapan disimpan 30 hari (pengaturan bawaan) lalu dihapus otomatis. Catatan teknis pemakaian (waktu, model, jumlah token, biaya) disimpan tanpa isi percakapan untuk tagihan kredit dan audit.

AI juga dipakai di dua tempat lain yang tidak memerlukan persetujuan per konter:

• Chat bantuan di situs dan di aplikasi bisa dijawab asisten AI. Nomor HP dan email yang kamu ketik disamarkan sebelum dikirim. Jangan menulis kata sandi atau data sensitif di chat.
• Bukti transfer langganan dan kredit AI bisa dibaca otomatis (nominal, tanggal, rekening tujuan) untuk membantu tim memeriksa. Hasilnya hanya saran; keputusan setuju atau tolak tetap di tangan tim kami.

Siapa yang bisa menerima data

• Tim Tokona yang bertugas, sebatas yang diperlukan: memeriksa bukti pembayaran, membantu tiket, dan menangani masalah teknis.
• Penyedia model AI (DeepSeek, Google Gemini), seperti dijelaskan di bagian Asisten AI.
• Telegram, bila pemilik menghubungkan grup konter: isi notifikasi (misalnya ringkasan transaksi atau serah terima) dikirim ke grup itu. Nomor tujuan pelanggan disamarkan. Pemilik bisa memutus grup kapan saja.
• Penyedia email untuk mengirim email akun, misalnya tautan atur ulang kata sandi.
• Sales Console Tokona, aplikasi internal tim penjualan kami, untuk mencatat konter yang diajak tim dan menghitung komisinya: nama konter, nama dan nomor pemilik, alamat, kode ajakan, paket dan masa langganan, serta status pembayaran langganan. Transaksi, stok, kas, dan data pelanggan konter tidak ikut.
• Pemasok produk digital dan penyedia pembayaran, bila konter menjual lewat server pulsa atau toko online: nomor tujuan, produk, dan data pesanan yang diperlukan supaya pembayaran diproses dan produknya terkirim.
• Cloudflare, jaringan yang dilewati lalu lintas situs kami untuk keamanan dan kecepatan.
• Google (Google Analytics), hanya dengan izin cookie analitik: data kunjungan halaman dari peramban untuk memahami cara situs dipakai.
• Meta (Facebook & Instagram) dan TikTok, hanya dengan izin cookie pemasaran: data kunjungan dan klik dari piksel di peramban, serta kabar pendaftaran, transaksi pertama, dan pembayaran langganan dari server kami dengan email dan nomor HP yang sudah diacak (hash), kode acak konter, nama kejadian, nilai pembayaran langganan, alamat IP dan jenis peramban saat mendaftar. Tujuannya mengukur dan memperbaiki iklan Tokona.
• Aparat yang berwenang, hanya bila diwajibkan hukum.

Data konter tidak pernah terlihat oleh konter lain. Kami tidak menjual data kepada siapa pun.

Tempat & lama penyimpanan

• Data aplikasi disimpan di server yang kami kelola. Penyedia yang disebut di atas (AI, Telegram, email, Cloudflare, Google, Meta, TikTok) bisa memproses data di luar Indonesia, sebatas fungsi yang mereka jalankan.
• Catatan kabar iklan dari server (berisi kontak yang sudah di-hash) disimpan selama akun konter aktif dan ikut terhapus bersama akunnya.
• Data akun dan konter disimpan selama akun aktif, atau sampai kamu meminta penghapusan.
• Selfie dan lokasi absensi disimpan bersama riwayat absensi konter, selama akun konter aktif.
• Percakapan Asisten AI: 30 hari (bawaan).
• Catatan pembayaran langganan bisa kami simpan lebih lama bila diwajibkan aturan pembukuan dan perpajakan, walaupun akunnya sudah dihapus.

Cara kami menjaga data

• Semua koneksi memakai HTTPS (terenkripsi).
• Kata sandi di-hash; sesi masuk memakai cookie yang tidak bisa dibaca skrip halaman.
• Kunci API penyedia AI, token bot Telegram, dan token iklan (Meta, TikTok) disimpan terenkripsi.
• Akses dibatasi per peran dan izin menu, dan pemisahan data antarkonter diperiksa dengan uji otomatis.
• Salah kata sandi berulang mengunci akun sementara.
• Kami membuat cadangan basis data sebelum pembaruan sistem. Pemilik juga bisa mengunduh cadangan data konternya sendiri.

Tidak ada sistem yang kebal sepenuhnya. Bila terjadi kebocoran yang menyangkut datamu, kami akan memberi tahu kamu dan pihak berwenang sesuai aturan yang berlaku.

Hak kamu

• Melihat dan menyalin. Sebagian besar data bisa dilihat langsung di aplikasi. Pemilik bisa mengunduh cadangan data konter dari menu Pengaturan. Salinan lain bisa diminta lewat email.
• Memperbaiki. Ubah data akun dan konter di Pengaturan, atau minta kami membantunya.
• Menghapus. Minta penghapusan akun dan data konter lewat email. Kami akan memastikan dulu bahwa permintaan datang dari pemilik akun.
• Menarik persetujuan. Ubah pilihan lewat “Pengaturan cookie”, minta kabar iklan untuk kontermu dihentikan, matikan Asisten AI, putus grup Telegram, atau minta pendaftaran mitra dihapus.
• Mengajukan keberatan atas cara kami mengolah datamu.

Kirim permintaan ke [email protected] dari email akunmu, dan sebutkan nama konter. Karyawan yang ingin datanya dihapus bisa menghubungi pemilik konter, atau langsung ke kami.

Anak-anak

Tokona dibuat untuk pelaku usaha dan karyawannya, bukan untuk anak-anak. Bila kamu mengetahui ada data anak yang terdaftar tanpa izin orang tua atau wali, hubungi kami agar bisa kami tangani.

Perubahan kebijakan

Kebijakan ini bisa berubah ketika fiturnya berubah. Tanggal di atas selalu menunjukkan versi terbaru. Untuk perubahan penting, misalnya penyedia baru yang menerima data, kami mengabarkannya di aplikasi atau lewat email sebelum berlaku, dan ringkasan perubahannya tampil di bagian atas halaman ini.

Hubungi kami

Pertanyaan atau permintaan soal privasi: [email protected]. Tokona dinaungi PT. JASA BIKIN APP.