Satu hari kerja karyawan di Tokona
Urutan kerja harian karyawan: masuk aplikasi, absen, mencatat di kasir dan servis, kasbon, tutup shift, lalu absen pulang.
Panduan ini untuk karyawan — kasir, teknisi servis, atau kepala toko — yang baru memakai Tokona. Isinya urutan satu hari kerja dari datang sampai pulang. Semua yang kamu catat tersimpan atas namamu, jadi kerja yang rapi punya buktinya sendiri.
Langkah-langkah
- Masuk aplikasi. Pakai email dan kata sandi dari pemilik. Ganti kata sandinya lewat "Lupa kata sandi" di halaman masuk.
- Pilih cabang (bila diminta). Bila kamu ditempatkan di semua cabang, pilih cabang tempat kamu berjaga di pemilih cabang bagian atas. Karyawan yang ditempatkan di satu cabang langsung melihat nama cabangnya.
- Absen masuk. Di Dasbor, kartu Absen saya hari ini menampilkan shift-mu. Tekan Absen masuk, ambil foto wajah di konter, lalu kirim. Lihat panduan Absensi selfie dan jadwal shift.
- Catat setiap transaksi di Kasir. Tekan Buka kasir, pilih Transaksi digital, Transaksi fisik, Agen keuangan, Jasa servis, Aksesoris, atau Refund / reversal, lalu simpan. Untuk nomor HP, bisa langsung ketik di Ketik cepat.
- Kerjakan servis. Unit diterima dari Kasir (Jasa servis), lalu dipindah tahapnya di menu Servis sampai diserahkan ke pelanggan.
- Butuh kasbon? Ajukan dari menu Kasbon — jangan ambil uang laci tanpa catatan.
- Tutup shift. Sebelum pulang, buka Serah terima shift → Tutup shift sekarang, hitung uang laci, dan serahkan ke karyawan berikutnya.
- Absen pulang. Tekan Absen pulang di kartu absen.
Di aplikasi Android
Dasbor menampilkan kartu Shift & absen saya dengan tombol Absen masuk sekarang dan Lihat jadwal seminggu, lalu tombol besar Catat penjualan menuju Kasir. Menu lain seperti Absensi & shift, Serah terima shift, dan Kasbon ada di Lainnya, dikelompokkan per urusan.
Menu yang kamu lihat
Menu di aplikasimu mengikuti hak akses yang dicentang pemilik. Kasir biasanya membuka Kasir, Riwayat, dan Absensi. Menu seperti Kelola karyawan, Laporan, atau Pengaturan konter tidak muncul bila tidak diberikan. Harga modal dan laba hanya tampil untuk akun yang punya akses Riwayat atau Laporan.
Bila kamu membutuhkan menu yang tidak ada, atau muncul pesan bahwa kamu tidak punya akses, hubungi pemilik konter langsung. Pemilik mengaturnya di Kelola karyawan, dan perubahan berlaku saat kamu membuka halaman berikutnya.
Tips & kesalahan umum
- Tidak bisa absen? Pastikan GPS menyala dan kamu berada di dalam konter. Bila lokasi cabang belum disetel, minta pemilik mengaturnya.
- Tidak bisa masuk sama sekali? Akunmu mungkin dinonaktifkan atau di luar kuota paket konter — hubungi pemilik konter.
Istilah di panduan ini
- Karyawan
- Anggota konter yang punya akun sendiri untuk masuk ke aplikasi, ditambahkan pemilik di Kelola karyawan. Setiap transaksi, absen, dan tutup shift tercatat atas nama karyawan yang melakukannya. Jumlah karyawan mengikuti paket konter.
- Absensi
- Catatan absen masuk dan pulang karyawan, masing-masing dengan foto selfie dan lokasi GPS. Absen hanya diterima di dalam radius konter, dan rekap kehadiran (terlambat, tidak hadir, jam kerja) tersedia per periode.
- Shift
- Satu giliran jaga di satu cabang, dari serah terima sebelumnya sampai shift ditutup. Penjualan, pengeluaran, dan uang tunai selama shift dihitung bersama saat tutup shift.
- Tutup shift
- Langkah di akhir jaga: aplikasi menghitung kas seharusnya, kasir menghitung uang fisik, selisihnya tercatat, lalu uang dibagi menjadi setoran dan kas yang diteruskan. Angka dihitung ulang server saat itu juga dan dibekukan di berita acara. Tutup shift butuh internet.
- Serah terima
- Pergantian jaga antar-shift: uang laci dihitung dan dibandingkan dengan kas seharusnya, sisa saldo tiap kas dicek, lalu uang dibagi menjadi setoran dan kas yang diteruskan ke shift berikutnya. Hasilnya dibekukan sebagai berita acara.
- Hak akses
- Daftar menu yang boleh dibuka seorang karyawan, misalnya Kasir, Produk & harga, Riwayat, Absensi, Laporan, Kelola kas, atau Persetujuan kas. Diatur pemilik di Kelola karyawan; karyawan hanya melihat menu yang dicentang, dan modal serta laba hanya tampil bagi yang punya akses Riwayat atau Laporan.
- Kasbon
- Pinjaman uang dari konter ke karyawan. Karyawan mengajukan, pemilik menyetujui lalu mencairkan tunai dari laci atau transfer. Kasbon dibayar kembali lewat potong gaji, tunai ke laci, atau transfer, dan karyawan bisa melihat catatan kasbonnya sendiri.
- Pemilik
- Akun yang mendaftarkan konter. Pemilik bisa membuka semua menu, mengatur karyawan dan hak aksesnya, menyetujui refund dan kasbon, mengelola kas, serta membayar langganan.
Baca juga
- Menambah karyawan dan mengatur hak aksesDaftarkan karyawan, buatkan akun masuk, centang menu yang boleh dibuka, tempatkan di cabang, dan nonaktifkan yang sudah tidak bekerja.
- Absensi selfie dan jadwal shiftAtur jadwal shift dan radius lokasi absen, lalu karyawan absen masuk dan pulang dengan selfie dan GPS. Rekap kehadiran bisa diunduh untuk hitung gaji.
- Tutup shift, hitung laci, dan serah terimaDi akhir jaga, hitung uang laci, bandingkan dengan kas seharusnya, catat selisih dan setoran, lalu serahkan laci ke shift berikutnya. Berita acaranya dibekukan.
Masih bingung?
Masuk lalu buka menu Bantuan untuk bertanya ke chatbot atau mengirim tiket ke tim Tokona.