Tutup shift, hitung laci, dan serah terima
Di akhir jaga, hitung uang laci, bandingkan dengan kas seharusnya, catat selisih dan setoran, lalu serahkan laci ke shift berikutnya. Berita acaranya dibekukan.
Panduan ini untuk karyawan yang memegang laci (akses Kasir) di akhir jaga, dan untuk pemilik yang ingin memeriksa hasilnya. Tutup shift dilakukan setiap pergantian jaga atau saat konter tutup.
Aplikasi menghitung kas seharusnya — uang yang seharusnya ada di laci dari kas awal, penjualan tunai, uang tunai jasa keuangan, pengeluaran, dan kasbon tunai selama shift. Kamu cukup menghitung uang fisiknya. Bedanya menjadi selisih yang tercatat atas nama penutup shift sebagai petunjuk, bukan tuduhan. Shift yang kasnya pas menjadi bukti kerja yang rapi.
Langkah-langkah
- Buka Serah terima shift, lalu tekan Tutup shift sekarang. Di konter bercabang, pilih dulu cabang yang lacinya ditutup.
- Kas awal — uang di laci saat shift dimulai. Bila ada serah terima sebelumnya, angkanya diteruskan otomatis dan tidak bisa diubah. Pada serah terima pertama, isi sendiri (tulis 0 bila laci kosong).
- Rekap shift — periksa jumlah transaksi, pemasukan, dan penjualan tunai. Daftarnya menunjukkan apa saja yang menambah (hijau) dan mengurangi (merah) isi laci sampai ketemu kas seharusnya.
- Hitung uang di laci — hitung uang fisik termasuk recehan, lalu tulis jumlahnya. Bisa juga tekan Hitung per pecahan dan isi jumlah lembar atau keping tiap pecahan. Bila ada beberapa laci, setiap laci dihitung sendiri.
- Setor & serahkan — bila pemilik mengambil uang, tekan Setor ke pemilik, isi Jumlah dan Tujuan (pindah ke kas lain seperti rekening, atau diambil pemilik). Sisanya otomatis diteruskan ke shift berikutnya. Pilih Diterima oleh (karyawan shift berikutnya), atau Tidak ada — konter tutup.
- Simpan — periksa ringkasan, tambahkan Catatan bila perlu (misalnya "recehan habis"), lalu tekan Tutup shift & serahkan dan konfirmasi di Tutup shift sekarang?.
Saat disimpan, server menghitung ulang semua angka pada detik itu lalu membekukannya menjadi berita acara. Refund atau koreksi yang terjadi sesudahnya masuk shift yang sedang berjalan, tidak mengubah berita acara lama.
Di aplikasi Android
Buka Lainnya → Serah terima shift → Tutup shift sekarang, atau dari tombol Tutup shift & serah terima di kartu absen. Lima langkahnya sama: Kas awal, Rekap, Hitung uang, Setor, Simpan. Di langkah setor ada Isi cepat setoran: Setor semua, Sisakan sejumlah kas awal, atau Tidak setor.
Untuk pemilik: membaca hasilnya
- Total selisih kas menjumlah selisih semua shift di periode yang dipilih. Minus berarti kurang, plus berarti lebih.
- Garis waktu shift bisa disaring per karyawan dan per hasil (Pas, Kurang, Lebih). Tekan satu shift untuk membuka berita acaranya, lalu Cetak bila perlu tanda tangan.
- Per penutup shift menunjukkan pemasukan shift yang ditutup tiap karyawan.
- Bila ada selisih, pemilik mendapat pemberitahuan di lonceng.
- Karyawan yang kasnya pas berkali-kali mendapat penghargaan Shift cocok di Dasbor: hitungan beruntun dan rekornya. Hitungan diambil dari berita acara yang sudah dibekukan, jadi tidak bisa diatur ulang.
Tips & kesalahan umum
- Jangan ambil uang laci untuk keperluan pribadi tanpa dicatat. Pakai menu Kasbon supaya tercatat dan tidak menjadi selisih.
- Tutup shift sebelum absen pulang, supaya laci yang kamu pegang selesai atas namamu.
Istilah di panduan ini
- Serah terima
- Pergantian jaga antar-shift: uang laci dihitung dan dibandingkan dengan kas seharusnya, sisa saldo tiap kas dicek, lalu uang dibagi menjadi setoran dan kas yang diteruskan ke shift berikutnya. Hasilnya dibekukan sebagai berita acara.
- Tutup shift
- Langkah di akhir jaga: aplikasi menghitung kas seharusnya, kasir menghitung uang fisik, selisihnya tercatat, lalu uang dibagi menjadi setoran dan kas yang diteruskan. Angka dihitung ulang server saat itu juga dan dibekukan di berita acara. Tutup shift butuh internet.
- Kas seharusnya
- Jumlah uang tunai yang seharusnya ada di laci, dihitung sistem dari kas awal ditambah semua transaksi tunai, setor dan tarik tunai, pengeluaran, pembayaran bon, dan kasbon selama shift. Angka ini tidak diketik siapa pun, jadi menjadi patokan saat menghitung uang fisik.
- Selisih
- Beda antara uang yang dihitung saat tutup shift dan kas seharusnya: "Pas", "Kurang", atau "Lebih". Selisih tercatat per shift atas nama yang menutup shift, dibekukan di berita acara, dan tidak bisa diubah. Selisih adalah petunjuk untuk dicek, bukan tuduhan.
- Laci
- Kas berisi uang tunai fisik di satu cabang, misalnya Laci depan atau Laci BRILink. Semua uang tunai dari kasir, pengeluaran, bon, dan kasbon tercatat ke laci, dan isinya dihitung saat tutup shift.
- Berita acara
- Catatan resmi hasil tutup shift: kas awal, kas seharusnya, uang yang dihitung, selisih, setoran, kas yang diteruskan, dan sisa saldo tiap kas. Angkanya dibekukan saat shift ditutup dan tidak berubah lagi, termasuk bila ada refund atau koreksi sesudahnya.
- Shift
- Satu giliran jaga di satu cabang, dari serah terima sebelumnya sampai shift ditutup. Penjualan, pengeluaran, dan uang tunai selama shift dihitung bersama saat tutup shift.
Baca juga
- Menambah karyawan dan mengatur hak aksesDaftarkan karyawan, buatkan akun masuk, centang menu yang boleh dibuka, tempatkan di cabang, dan nonaktifkan yang sudah tidak bekerja.
- Absensi selfie dan jadwal shiftAtur jadwal shift dan radius lokasi absen, lalu karyawan absen masuk dan pulang dengan selfie dan GPS. Rekap kehadiran bisa diunduh untuk hitung gaji.
- Kasbon karyawan: mengajukan, menyetujui, dan potong gajiPemilik membuka kasbon dan menetapkan batasnya, karyawan mengajukan dari aplikasi, lalu pengembaliannya dicatat lewat potong gaji, tunai, atau transfer.
Masih bingung?
Masuk lalu buka menu Bantuan untuk bertanya ke chatbot atau mengirim tiket ke tim Tokona.