Menu Pembelian muncul bila modul Toko kelontong, warung & minimarket menyala, untuk pemilik dan karyawan dengan akses Produk. Setiap pembelian dicatat di cabang yang sedang dipilih.

Setiap kali barang datang (diterima), sistem sekaligus:

• Menambah stok setiap barang (1 dus isi 40 = 40 pcs) dan menggeser HPP rata-rata dengan modalnya — harga beli ditambah bagian ongkir, PPN, dan biaya lain, dikurangi diskon faktur (modal landed).
• Memperbarui harga modal barang menjadi modal terakhir, dan memberi peringatan bila harga jualnya di bawah modal baru.
• Mencatat hutang ke pemasok senilai barang yang datang kali itu (plus biayanya), dipotong uang muka bila ada, lengkap dengan jatuh tempo.
• Mengurangi kas sebesar yang dibayar saat itu — tunai keluar dari laci dan ikut dihitung di serah terima shift.

Langkah-langkah

Membuat pembelian

1. Buka Pembelian, tekan Buat pembelian.
2. Pilih Pemasok. Belum ada? Tekan Pemasok baru dan cukup isi namanya.
3. Masukkan barang: scan barcode dengan pemindai (atau ketik barcode/SKU lalu Enter), tekan Kamera di HP, atau cari nama barangnya.
4. Di setiap baris pilih satuan (pcs, renceng, dus), isi jumlah dan harga beli per satuan. Harga beli terakhir dari pembelian sebelumnya sudah terisi sebagai saran. Isi diskon baris bila ada.
5. Ada ongkir, PPN, diskon faktur, atau biaya bongkar muat? Isi di kartu Ongkir, PPN & diskon faktur: Ongkos kirim, Biaya lain, Diskon faktur, lalu PPN — pilih Tanpa PPN, PPN % (isi PPN (%), dihitung dari nilai barang dikurangi diskon faktur), atau PPN nominal (isi PPN (rupiah) sesuai faktur). Total rencananya langsung terlihat.
6. Pilih salah satu:
   • Simpan draf — masih disusun.
   • Simpan & pesan — pesanan (PO) dikirim ke pemasok, barang belum datang.
   • Terima sekarang — barang sudah ada di tangan (belanja langsung di grosir).

Uang muka (DP) ke pemasok

Pemasok minta DP sebelum mengirim barang?

1. Buka pesanannya (status draf, dipesan, atau sebagian diterima), tekan Uang muka.
2. Isi Nominal dibayar — paling banyak sisa rencana pesanan yang belum datang.
3. Pilih Dibayar pakai (Tunai, Transfer, atau E-wallet) dan Dibayar dari (kasnya), isi Catatan bila perlu, lalu tekan Bayar Rp….

Uangnya keluar dari kas saat itu juga — DP tunai dari laci tercatat di serah terima sebagai Uang muka pemasok (tunai). Kartu Uang muka di rincian pembelian menunjukkan nilai DP dan yang sudah terpakai. Saat barang datang, DP otomatis memotong hutang kedatangan itu (baris Dipotong uang muka di dialog terima, dan Potong uang muka di daftar pembayaran).

Bila pesanan dibatalkan atau sisa pesanan ditutup sementara DP masih bersisa, pilih:

• Simpan sebagai saldo pemasok — sisanya otomatis memotong hutang saat barang pembelian berikutnya dari pemasok yang sama datang (bisa dimatikan per penerimaan).
• Dikembalikan pemasok sekarang — uangnya masuk kas yang dipilih (tunai tercatat sebagai Uang muka pemasok kembali (tunai)).

Sisa DP juga bisa dikembalikan kapan saja lewat tombol Uang muka kembali di rincian pembelian.

Menerima barang pesanan (sekaligus atau bertahap)

1. Buka pembeliannya, tekan Terima barang (sesudah kedatangan pertama tombolnya bernama Terima sisa barang; judul dialognya menyebut kedatangan ke berapa).
2. Di Barang yang datang, isi Datang sekarang per baris — bawaannya seluruh sisa pesanan, dan setiap baris menunjukkan "Sisa … dari …" serta yang sudah datang. Baru sebagian yang datang? Kurangi jumlahnya; sisanya tetap ditunggu dan bisa diterima nanti. Belum datang sama sekali? Isi 0. Harga di nota berbeda? Ubah Harga beli atau Diskon baris.
3. Periksa Biaya kedatangan ini: Ongkos kirim, PPN, Biaya lain, dan Diskon faktur disarankan sebanding nilai barang yang datang; kedatangan terakhir mendapat sisa biayanya. Ubah sesuai nota pemasok.
4. Sisa pesanan tidak akan dikirim? Centang Tutup sisa pesanan dan isi alasannya (atau nanti lewat tombol Tutup sisa pesanan di rincian).
5. Periksa ringkasannya: Nilai penerimaan, Dipotong uang muka dan Dipotong saldo pemasok (bila ada — saldo bisa dimatikan lewat centang Pakai saldo uang muka di …), lalu Yang harus dibayar.
6. Isi Dibayar sekarang beserta Dibayar pakai dan Dibayar dari. Bayar lunas mengisi seluruh sisanya; Hutang semua berarti belum dibayar.
7. Sisa yang belum dibayar menjadi hutang pemasok dengan Jatuh tempo hutang (bawaan dari Pengaturan konter). Tekan Terima Rp….

Pembelian yang baru datang sebagian berstatus Sebagian diterima. Rinciannya menunjukkan Total pesanan, Sudah datang, Sisa hutang, dan Uang muka; kolom Dipesan dan Datang (dengan sisanya) per barang; kartu Ongkir, PPN & diskon faktur (rencana vs sudah dibebankan); dan kartu Kedatangan barang — setiap kedatangan punya nota hutangnya sendiri. Pesanan yang sudah ada barang datang tidak bisa diubah atau dibatalkan lagi — terima sisanya atau tutup sisa pesanan.

Membayar hutang pemasok

Buka pembelian yang pembayarannya Sebagian atau Hutang, tekan Bayar hutang, isi nominal (boleh cicilan), cara bayar, dan kasnya. Bila ada beberapa kedatangan, pembayaran melunasi nota yang jatuh temponya paling dekat lebih dulu. Daftar pembelian bisa disaring Hutang/Sebagian, dan tab Pemasok menunjukkan sisa hutang dan saldo uang muka per pemasok. Hutang pemasok bisa dibayar walau paketmu tidak memuat fitur Hutang piutang.

Retur ke pemasok

1. Buka pembelian yang sudah diterima, tekan Retur ke pemasok.
2. Isi jumlah yang dikembalikan per barang (dalam satuan dasar; misalnya 1 dus = 40).
3. Nilai retur dihitung dari modal landed barang itu (harga beli + bagian ongkir/PPN/biaya lain − diskon faktur, rata-rata semua kedatangannya). Nilainya memotong sisa hutang lebih dulu; bila hutangnya sudah lunas atau kurang, sisanya dikembalikan pemasok ke kas yang kamu pilih.

Laporan pembelian

Tab Laporan menampilkan barang yang datang dalam periode yang dipilih per pemasok — nilai barang, biaya (ongkir, PPN, biaya lain, diskon faktur), uang muka yang dibayar, saldo uang muka, pembayaran, retur — dan umur hutang pemasok (belum jatuh tempo, lewat 1–30 hari, dan seterusnya).

Di aplikasi Android

Buka Lainnya → Pembelian. Saat barang datang, buka pesanannya lalu tekan Terima barang (scan) (atau Terima sisa barang (scan)). Tekan Scan barang dan scan barcode setiap barang dengan kamera untuk mencentangnya; kurangi jumlahnya dengan − bila baru sebagian yang datang, periksa Biaya kedatangan ini, centang Tutup sisa pesanan bila perlu, lalu isi Pembayaran (sudah dipotong uang muka) dan tekan Terima Rp…. Membuat pembelian (termasuk ongkir & PPN), Uang muka ke pemasok, Uang muka dikembalikan, Tutup sisa pesanan, bayar hutang, dan retur juga bisa dari HP.

Tips & kesalahan umum

• Draf dan pesanan bisa diubah atau dibatalkan selama belum ada barang yang datang. Sesudahnya, perubahan lewat retur atau tutup sisa pesanan.
• Uang muka tidak bisa dipindah kasnya lewat koreksi. Salah kas? Kembalikan uang mukanya (Uang muka kembali) lalu catat ulang.
• Pembayaran ke pemasok yang masuk kas yang salah bisa dipindah dengan Pindahkan ke kas yang benar di rincian pembelian.
• Offline (Android): pembelian baru, Terima barang, dan Bayar hutang tetap bisa dicatat saat sinyal hilang. Semuanya masuk Antrean offline dan dikirim otomatis. Pesanan yang dibuat offline bisa langsung diterima lewat kartu Pembelian menunggu kirim → Terima semua barang. Laci & sisa hutang diperiksa server saat terkirim; bila uang laci kurang, dokumennya Ditolak server dan bisa dicoba lagi. Uang muka, tutup sisa, batal, dan retur pembelian butuh internet.